Informativa sul trattamento dei dati personali – Dipendenti

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Gentile Dipendente,
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, Competitive Mind S.r.l. la informa che i dati personali trattati che la riguardano, con riferimento ai rapporti contrattuali instaurati, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra citata; in relazione ai suddetti trattamenti, le fornisce le seguenti informazioni:

Tipologie di Dati Personali trattati

I dati personali presso di Lei raccolti e/o da Lei liberamente conferiti sono inerenti esclusivamente a:

dati identificativi (per esempio: nome, cognome, indirizzo, telefono, fax, e-mail, etc.…);

dati fiscali (se richiesti a norma di legge - per esempio codice fiscale, partita iva, codice fiscale, etc.…);

dati lavorativi (occupazione attuale e precedente, informazioni sul reclutamento, sul tirocinio o sulla formazione professionale, informazioni sulla sospensione o interruzione del rapporto di lavoro o sul passaggio ad altra occupazione, curriculum vitae);

riprese fotografiche e audiovisive.

In relazione al rapporto di lavoro, l'azienda potrà trattare dati che la legge definisce “particolari” (art. 9 del GDPR) in quanto idonei a rilevare ad esempio:

lo stato generale di salute e dati relativi alla famiglia e a situazioni personali (permessi 104, assenze per malattia, maternità, infortunio o l'avviamento obbligatorio), idoneità o meno a determinate mansioni (quale esito espresso da personale medico a seguito di visite mediche preventive/periodiche o richieste da Lei stesso/a);

l'adesione ad un sindacato (assunzione di cariche e/o richiesta di trattenute per quote di associazione sindacale), l'adesione ad un partito politico o la titolarità di cariche pubbliche elettive (permessi od aspettativa), convinzioni religiose (festività religiose fruibili per legge).

Titolare del Trattamento dei Dati Personali

Titolare del trattamento dei dati personali è Competitive Mind S.r.l. con sede legale in Via Garigliano 65 - 00198 – Roma che può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: info@competitivemind.it

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati personali (Data Protection Officer - DPO) che può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: dpo@basicsrl.com.

Finalità del trattamento

Le finalità del trattamento dei dati personali sono le seguenti:

eventuale assunzione, laddove questa non sia già intervenuta;

elaborazione delle retribuzioni e gli adempimenti previsti dalla legge per l’amministrazione del personale dipendente;

corretta gestione del rapporto di lavoro nonché per l’adempimento di tutti gli obblighi legali e contrattuali, derivanti anche da accordi collettivi e da rapporti con gli enti di previdenza ed assistenza connessi al rapporto di lavoro;

gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro;

organizzazione e l’esecuzione dei corsi di formazione;

esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;

I dati concernenti lo stato di salute, che il medico competente tratta nell’espletamento dei compiti previsti dal D. Lgs. 81/08 e dalle altre disposizioni in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro, oltre che per l’effettuazione degli accertamenti medici preventivi e periodici, verranno trattati presso l’Azienda esclusivamente dallo stesso medico. All’Azienda verranno comunicati dal medico i soli giudizi di inidoneità e/o di idoneità con prescrizioni o limitazioni.

Solo previo Vostro specifico e distinto consenso, il Titolare del Trattamento potrà trattare le tipologie di dati di seguito indicate per le descritte finalità:

Realizzare riprese fotografiche e audiovisive che saranno utilizzate esclusivamente al fine di pubblicizzare l'attività svolta dal titolare attraverso diversi canali di comunicazione quali magazine, brochure, presentazioni, ecc nei limiti previsti dalla legge, nella misura strettamente indispensabile per lo svolgimento di tali attività e non verrà utilizzato per nessun altro fine.

Base giuridica

Il trattamento dei dati personali, Suoi e dei Suoi familiari sono effettuati sulle base delle seguenti condizioni di liceità del trattamento:

per i trattamenti riguardanti la gestione del Suo contratto di lavoro: necessità di esecuzione del contratto (art.6 par.1 let.b GDPR);

per l’adempimento degli obblighi normativi connessi alla gestione del rapporto di lavoro: necessità di adempiere un obbligo legale (art.6 par.1 let.c GDPR);

per il trattamento di categorie particolari di dati personali: necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art.9 par.2 let. b GDPR) e necessità per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali (art.9 par.2 let.h GDPR);

per esercitare o difendere i nostri diritti in sede giudiziaria: necessità per il perseguimento del legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) sul quale, riteniamo, non prevalga alcun Suo diritto, interesse o libertà fondamentale;

per la realizzazione di riprese fotografiche e audiovisive: consenso dell’interessato (art. 6 par.1 lett. a)

Modalità del Trattamento

I dati personali saranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR 2016/679 in materia di misure di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dagli art. 29 GDPR 2016/679.

Conseguenze della mancata comunicazione dei dati personali

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono obbligatori in relazione alle finalità relative agli adempimenti di natura legale e contrattuale; ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornire i dati per tali finalità renderà impossibile l’elaborazione delle retribuzioni e gli adempimenti di legge con l’evidente impossibilità di proseguire il rapporto di lavoro.

Il trattamento delle riprese fotografiche e audiovisive è subordinato al Vostro espresso consenso, l’eventuale mancata autorizzazione, comporterà l’esclusione del dipendente a tali riprese.

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o portati a conoscenza

Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, in relazione alle finalità del trattamento indicate ai punti del paragrafo precedente, i dati raccolti, limitatamente a quelli necessari per l’erogazione del servizio richiesto e dei servizi connessi, potranno essere portati a conoscenza dei seguenti soggetti o categorie di soggetti:

Società o professionisti che forniscono alle aziende assistenza legale;

Società di consulenza o professionisti che forniscono servizi;

Autorità e organi di vigilanza e controllo (ad esempio, INPS, INAIL, Direzione Territoriale del lavoro, Agenzia delle Entrate);

Fondi o casse di previdenza e assistenza, pubbliche e/o private, nonché fondi integrativi;

Società di assicurazioni;

Istituti di credito;

Organizzazioni sindacali cui lei abbia conferito specifico mandato;

Fondi integrativi;

Organizzazioni imprenditoriali cui aderisce l'azienda;

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

Inoltre, sempre in relazione alle finalità del trattamento indicate, i dati personali, limitatamente a quelli necessari per l’erogazione del servizio richiesto e dei servizi connessi, potranno essere portati a conoscenza delle seguenti categorie di soggetti autorizzati e/o responsabili esterni individuati per iscritto ed ai quali sono state fornite specifiche istruzioni scritte circa il trattamento dei dati:

Società o professionisti che forniscono alle aziende assistenza amministrativa e/o fiscale;

Società e dipendenti della società che svolgono servizi di paghe e contributi;

Dipendenti della società in qualità di “persona autorizzata”;

Amministratori di sistema per trattamenti effettuati con strumenti elettronici;

Responsabili esterni per la manutenzione dei sistemi informatici;

Responsabili esterni per la manutenzione del software di contabilità;

Responsabili esterni per l’erogazione della formazione online;

Società e imprese collegate;

Committenti e/o appaltatori nell’ambito di contratti di appalto/subappalto;

Organismi paritetici per l’erogazione dei corsi di formazione;

Studi medici e società di consulenza per la gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro;

L’elenco completo è disponibile su richiesta, che potrà essere inoltrata al titolare del trattamento.

I Suoi dati personali non saranno in ogni caso soggetti a diffusione.

Trasferimento dei dati

Il titolare, inoltre, comunica che non intende trasferire i dati a un paese terzo extra UE o a una organizzazione internazionale extra UE.

I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Periodo di Conservazione dei Dati

Tutti i dati predetti e gli altri costituenti il Suo stato di servizio verranno conservati anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro per l’espletamento di tutti gli adempimenti connessi o derivanti dalla conclusione del rapporto di lavoro stesso, la durata massima della conservazione è stabilita in 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro.

Le registrazioni fotografiche e audiovisive saranno conservate per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, in considerazione che il trattamento si basa sul consenso, questo potrà essere revocato in qualsiasi momento.

Diritti degli Interessati

In relazione al trattamento svolto Le vengono garantiti i diritti di cui agli articoli 15-22 del GDPR e, pertanto, può chiedere l'accesso ai Suoi dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che La riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre ad avere il diritto alla portabilità dei dati trattati in formato elettronica.

Le istanze relative all’esercizio dei diritti devono essere inviate al Titolare del trattamento che provvederà a riscontrare entro il termine di cui all’art. 12 del GDPR.

In qualunque momento potrà presentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma, garante@gpdp.it.

Revoca del consenso

Con riferimento all’art. 6, paragrafo 1, lettera a) e art. 9, paragrafo 2, lettera a), del GDPR 679/16, il titolare informa l'interessato che ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Processi decisionali automatizzati

Il Titolare non effettua sui dati inviati trattamenti che consistano in processi decisionali automatizzati.

Documento: “Informativa trattamento dati personali dipendenti”